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Per chi è
Chi può accedere al programma M.A.C.?
Chiunque vogli accostarsi alla professione di Manager Assistant e chi vuole certificarsi durante il percorso di carriera. L'accesso al Programma M.A.C. prevede un esame per accedere al programma e uno alla fine di ogni modulo di certificazione.

Competenze necessarie
Assistant stella d'argento stella d'argento stella d'argento stella d'argento stella d'argento
Comunicazione
Gestire la posta, sia ordinaria che elettronica nell'ordine di azione prioritaria per il proprio manager.
Controllare le deadline delle richieste pervenute e informare il manager.
Provvedere a dare risposte sulla base delle note lasciate dal proprio manager.
Fare ricerche per fornire informazioni utili per i report del proprio manager.
Telefono
Gestire tutte le chiamate e le richieste secondo le competenze.
Organizzare le chiamate in risposta, in modo da ottimizzare il tempo del proprio manager.
Fornire materiale e dati per effettuare le chiamate in risposta.
Indirizzare le telefonate secondo necessità.
Appuntamenti e riunioni
Aggiornare il calendario/agenda; accertarsi in quali occasioni è necessaria la presenza del proprio manager.
Definire gli impegni per massimizzare il tempo a disposizione del proprio manager.
Quando il proprio manager presiede una riunione:
  • Preparare l'agenda in anticipo
  • Organizzare la sala riunioni (proiettori, lavagna, carta, penne, acqua, caffè ecc.)
Riservatezza
Assicurare la gestione discreta dei propri compiti.
Visitatori
Effettuare un controllo per evitare le interruzioni inutili.
Fornire materiale e dati se necessari.
Secondo accordi, evitare al proprio manager incontri con perditempo.
Viaggi
Organizzare i viaggi personalmente o tramite agenzie.
Procurarsi i soldi necessari per il viaggio progettato.
Preparare un itinerario/agenda e fornire tutte le informazioni necessarie.
Preparare e completare il report sulle spese effettuate dal manager.
Gestione dati
Aggiornare e gestire un indice dei dati in possesso.
Routine
Riordinare quanto necessario per l'ufficio.
Aggiornare gli elenchi telefonici e gli indirizzi e-mail.
Rendere queste informazioni disponibili a chi ne ha necessità.
Executive Assistant stella d'oro stella d'oro stella d'oro stella d'oro
Priorità
Evitare al manager tutti i dettagli organizzativi e amministrativi relativi a tutti i progetti in corso.
Coordinare i flussi di lavoro.
Aggiornare e accertarsi che i progetti delegati ad altri progrediscano secondo le scadenze richieste.
Prendere le iniziative del caso in assenza del proprio manager.
Far rispettare le scadenze.
Mantenere aggiornato il manuale delle procedure al fine di assicurare che le prestazioni mantengano un costante livello di eccellenza.
Comunicazione
Redigere la corrispondenza e/o i report per se stessa e per il proprio manager (da sottoporre alla sua firma).
Gestire la posta, sia ordinaria che elettronica nell'ordine di azione prioritaria per il proprio manager.
Controllare le deadline delle richieste pervenute e mettere a punto le azioni preliminari.
Provvedere a dare risposte di propria iniziativa o sulla base delle note lasciate dal proprio manager.
Fare ricerche per fornire informazioni utili per i report del proprio manager.
Telefono
Gestire tutte le chiamate e le richieste secondo le competenze.
Organizzare le chiamate in risposta, in modo da ottimizzare il tempo del proprio manager.
Fornire materiale e dati per effettuare le chiamate in risposta.
Indirizzare le telefonate secondo necessità.
Appuntamenti e riunioni
Aggiornare il calendario/agenda; accertarsi in quali occasioni è necessaria la presenza del proprio manager.
Definire gli impegni per massimizzare il tempo a disposizione del proprio manager.
Quando il proprio manager presiede una riunione:
  • Preparare l'agenda in anticipo
  • Organizzare la sala riunioni (proiettori, lavagna, carta, penne, acqua, caffè ecc.)
  • Prendere appunti e preparare la bozza di quanto discusso
Riservatezza
Agire in modo da ottenere la confidenza e la fiducia del proprio manager.
Assicurare la gestione discreta dei propri compiti.
Visitatori
Effettuare un controllo per evitare le interruzioni inutili.
Fornire materiale e dati se necessari.
Secondo accordi, evitare al proprio manager incontri con perditempo.
Organizzare le visite in aree lontane dall'ufficio del proprio manager per proteggere le sue priorità e altri interessi.
Viaggi
Organizzare i viaggi personalmente o tramite agenzie.
Procurarsi i soldi necessari per il viaggio progettato.
Preparare un itinerario/agenda e fornire tutte le informazioni necessarie.
Preparare e completare il report sulle spese effettuate dal manager.
Gestione dati
Migliorare e ottimizzare i sistemi di ricerca e memorizzazione delle informazioni.
Aggiornare e gestire un indice dei dati in possesso.
Routine
Aggiornare il manuale dell'assistente (quando necessario).
Comprendere se lo stato d'animo degli altri dipendenti è positivo.
Creare un sistema di rilevazione dei problemi quotidiani per gestire la routine senza supervisione.
Riordinare quanto necessario per l'ufficio.
Aggiornare gli elenchi telefonici e gli indirizzi e-mail.
Rendere queste informazioni disponibili a chi ne ha necessità.
Progetti
Occuparsi dei dettagli organizzativi e amministrativi di tutti i progetti.
Ricoprire un ruolo di rilievo nei progetti relativi a competenze amministrative e di office management.
Frequentare corsi di aggiornamento o intraprendere studi su progetti al di fuori delle usuali competenze.
Supervisione
Se richiesto selezionare, assumere addestrare e supervisionare tutto il personale amministrativo e di segreteria.
Senior Executive Assistant stella di platino stella di platino stella di platino
Tutte le mansioni precedenti e, in aggiunta, quelle descritte di seguito.
A livelli avanzati, il lavoro dell'assistente è incentrato sui METODI di gestione del lavoro in ufficio, a livello sia di assistenza che di office management.
Richiede costanti e continui audit su tempi e metodi, come richiesta dalla azienda, dedizione e perseveranza in modo da ottenere che il lavoro sia svolto con efficacia ed efficienza rispettando gli standard aziendali.
Ecco alcuni compiti tipici:
Studiare e rivedere le procedure standard dell'azienda.
Suggerire al management le azioni per migliorare le procedure standard già in atto.
Sottoporre possibili progetti di riduzione dei costi, rischi e benefici.
Sviluppare e testare nuove procedure.
Prendere parte a tutte le riunioni relative ad argomenti di tipo organizzativo e amministrativo per assicurare l'adempimento dei compiti connessi.
Prendere l'iniziativa nella risoluzione di richieste e/o problemi di natura organizzativa e amministrativa, specialmente nel caso in cui il manager non abbia particolare esperienza in questo ambito.
Preparare e controllare budget relativi alla propria attività.

Personal Assistant
Tutti i compiti dell'Assistant, ma con particolare attenzione e dedizione a richieste di carattere più personale (pagamento di conti personali, commissioni, rapporti più stretti con i familiari del proprio capo).
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Ultimo aggiornamento: 3 aprile 12016
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